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Office 365 – Migration richtig planen

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Mit Office 365 bietet Microsoft seine beliebten Büroanwendungen und viele weitere Online Services zur Zusammenarbeit im Rahmen eines Cloud-Dienstes bzw. in Form einer SaaS-Plattform (Software-as-a-Service-Plattform) an. Immer mehr Unternehmen, gerade auch im Mittelstand, erkennen die Vorteile, die eine solche Plattform mit großer Nutzerbasis und hoher Verbreitung mit sich bringt. Statt Software auf eigener Hardware laufen zu lassen und hierfür IT-Strukturen zur Verfügung stellen zu müssen, ist Office 365 jederzeit und von jedem beliebigen Ort aus über das Internet verfügbar.

Moderne und weltweit tätige Unternehmen mit Mitarbeitern an vielen verschiedenen Standorten wissen das zu schätzen. Zudem bietet Office 365 vielfältige Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Wer diese Büroanwendungen jetzt nutzen möchte, sollte die Migration bestmöglich planen.

Am Cloud-Office führt langfristig kein Weg vorbei

Wer auf Online-Office-Anwendungen von Microsoft setzt, der genießt viele Vorteil zum Beispiel beim Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern und Kunden.

Das Online-Office in Form von Software as a Service zählt weltweit mittlerweile etwa 120 Millionen Nutzer. Und hierbei handelt es sich wohlgemerkt um geschäftliche Nutzer; 28 Millionen Privatkunden kommen noch einmal hinzu. Keine andere Bürosoftware kann einen ähnlich hohen Verbreitungsgrad aufweisen. Microsoft vermeldete jüngst, dass die Umsätze aus dem Office-Cloud-Geschäft erstmals die Erträge aus klassischen Lizenzen überstiegen haben. Damit ist auch klar, wohin die Reise von nun an geht und dass kein KMU es sich in Zukunft mehr leisten kann, auf das 365-Angebot von Microsoft zu verzichten.

Wer auf Online-Office-Anwendungen von Microsoft setzt, der genießt viele Vorteil zum Beispiel beim Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern und Kunden. Office setzt praktisch jeder ein, die Formate von Word, Excel und all den anderen Büro-Anwendungen von Microsoft lassen sich dank SaaS auf praktisch jedem genutzten Rechner oder mobilen Endgerät öffnen und bearbeiten. Es ist daher wenig verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen sich nun eine Migration in die Cloud wünschen, um auch in Zukunft bestmöglich von dieser beliebten Office-Plattform zu profitieren.

Diese Vorzüge bietet das neue Office 365

Home Office mit Office 365

Der sichere Zugriff auf Dokumente z.B. auch aus dem Home-Office ist heute unverzichtbar

Das Cloud-Office bietet Nutzern zahlreiche Vorteile wie etwa einen umfassenden Schutz vor Malware und Spam. Ein mehrstufiger Schutz ist in den Service bereits integriert, selbst bisher unbekannte Bedrohungen lassen sich ausschalten. Alle Dokumente, E-Mails und Kontakte sowie die Kalender-Daten liegen sicher in der Cloud. Microsoft erzeugt laufend Backups direkt in der Datenwolke, die vor einem Datenverlust schützen. Zudem lassen sich alle Lizenzen und Tools zentral verwalten, was den Arbeitsaufwand an dieser Stelle minimiert.

Wer keine eigene Hardware mehr für die IT betreiben muss, der spart Strom- und Personalkosten. Hierbei handelt es sich um die grundsätzlichen Vorzüge, die Cloud-Services immer mit sich bringen. Ein starker Vorteil ist auch in der Skalierbarkeit zu sehen. Wachsen das eigene Geschäft und die Anforderungen an die Bürosoftware-Umgebung, stellt die Microsoft-Cloud sofort die benötigten zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung. Das ist ideal für alle Unternehmen, die sich aktuell auf starkem Wachstumskurs befinden. Zudem eröffnet der Cloud-Service vielfältige Möglichkeiten der produktiven Zusammenarbeit zum Beispiel über Audio- und Videobesprechungen sowie über Screen Sharing. An den Online-Meetings nehmen bis zu 250 Mitarbeiter gleichzeitig teil. Eine gemeinsame Arbeit an den Dokumenten ist sogar in Echtzeit möglich. Microsoft bietet mit Yammer weiterhin ein eigenes soziales Netzwerk für Unternehmen und deren Teams an. Das spart Zeit und erleichtert die Abstimmung mit Kunden und Geschäftspartnern.

Für viele KMU dürfte aber vor allem das Kostenargument im Vordergrund stehen. Wie bei Cloud-Diensten üblich, zahlt das Unternehmen nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistung. Das Problem der hohen Fixkosten, wie sie bei einer selbst betriebenen IT-Infrastruktur anfallen, ist hier nicht gegeben. Im Grund verwandeln sich die Lizenzkosten beim Cloud-Hosting in Mietkosten und sinken dabei. Umso leichter entscheiden sich die Unternehmen für einen Wechsel.

Wer unvorbereitet an die Migration geht, provoziert das Scheitern

Lassen sich die vielen neuen Funktionen produktiv in Anspruch nehmen, ist das Cloud-Office für jedes Unternehmen ein echter Gewinn. Doch auf dem Weg dorthin muss erst einmal die Migration gelingen. Und die gestaltet sich häufig alles andere als einfach. Je mehr stationäre Computer und mobile Geräte den Übergang in die Cloud schaffen müssen, desto schwieriger gestaltet sich die Aufgabe. Ab einer gewissen Unternehmensgröße erfordert eine Migration eine lange und detaillierte Planung.

Ein planvolles Vorgehen ist entscheidend, damit sich die Unternehmen nicht beim Übergang in die Cloud-Netze hoffnungslos verzetteln.

Ohne Plan geht also nichts bei der Migration in die Cloud. Schließlich gilt es, einen Datenverlust unbedingt zu vermeiden und die Mitarbeiter sollen möglichst nahtlos an ihren vielen verschiedenen Dokumenten weiterarbeiten. Ein planvolles Vorgehen ist entscheidend, damit sich die Unternehmen nicht beim Übergang in die Cloud-Netze hoffnungslos verzetteln. Bereits kleine Unternehmen mit nur mehreren Dutzend Mitarbeitern können es sich nicht leisten, hier einen Fehler zu machen. Eine Unterbrechung von Arbeitsvorgängen könnte empfindliche Umsatzeinbußen nach sich ziehen, weil Mitarbeiter nicht durchgehend mit ihren gewohnten Office-Anwendungen arbeiten können. Es empfiehlt sich daher unbedingt, so frühzeitig wie möglich externe Berater hinzuzuziehen, die bei der Ausgestaltung von Plänen mitwirken. Beratungsunternehmen sehen von außen kommend häufig deutlicher, wo Gefahren bei der Migration lauern und wissen aus ihren bisherigen Projekten, wie sich diese umgehen lassen.

Ein ganzheitliches Konzept ist für eine gelungene Migration unverzichtbar

Office 365 Migration

Eine ausreichende Planung und ein ganzheitliches Konzept sind der Schlüssel zum Erfolg. Profitieren Sie von unserer Erfahrung.

Mit einem umfassenden Konzept, das eine genaue Planung für alle Schritte der Migration festlegt, lässt sich der Übergang zum Cloud-Hosting erfolgreich gestalten. Zu unterscheiden sind dabei Schritte vor und direkt nach der Migration. Vor der Migration müssen die betroffenen Mitarbeiter eingewiesen werden, es erfolgt eine Analyse der aktuellen Arbeitsumgebungen und Anforderungen und es muss festgelegt werden, welche Daten überhaupt von der Migration betroffen sind. Schließlich ist es nicht bei allen Daten erforderlich, diese gemeinschaftlich in einer Cloud-Umgebung zu bearbeiten.

Es gilt Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer einzusammeln, die verwendeten Betriebssysteme, E-Mail-Clients und Office-Anwendungen und deren Versionsnummern zu dokumentieren und Informationen über die Netzwerkkonfigurationen zu speichern. Es muss auch festgestellt werden, welche Messaging-Systeme die Mitarbeiter aktuell verwenden und welche Speicherorte zum Beispiel im Intranet die Mitarbeiter nutzen. Es ist nicht zu unterschätzen, welchen immensen Arbeitsaufwand das Abarbeiten solcher Migrations-Checklisten mit sich bringt.

Nach der Migration müssen alle Geräte, die auf E-Mail-Adressen des Cloud-Office zugreifen, entsprechend umgeleitet werden. Es muss eine Aktualisierung der verschiedenen E-Mail-Signaturen erfolgen und es kann erforderlich sein, bisher genutzte E-Mail-Plugins neu zu installieren. Wurden die Kalender und Mailboxes bisher mit anderen Nutzern geteilt, müssen die Zugriffsrechte erneut erteilt werden. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Einrichtung von Skype for Business und die Festlegung von Zugriffsrechten auf Office-365-Dokumente.

Auf die Sicherheits- und Compliance-Attribute kommt es an

Gerade in Hinblick auf die DSGVO rücken die Datenschutzfragen wieder verstärkt in den Fokus. Kleine und mittelständische Unternehmen wünschen sich eine starke Unterstützung bei der Berücksichtigung aller relevanten Sicherheitsfragen.

O365 bietet integrierte Lösungen für den Datenschutz, die Datensicherheit und die Compliance an. Es ergibt sich daher von Haus aus ein gründlicher Schutz vor unbefugten Zugriffen auf die Dokumente. Für KMU ist das häufig einer der wichtigen Gründe, weshalb sich ein Wechsel auf das Cloud-basierte Office so sehr lohnt. Gerade in Hinblick auf die DSGVO rücken die Datenschutzfragen wieder verstärkt in den Fokus. Kleine und mittelständische Unternehmen wünschen sich eine starke Unterstützung bei der Berücksichtigung aller relevanten Sicherheitsfragen. Microsoft wirbt damit, dass das eigene Cloud-Angebot allen Anforderungen an einen DSGVO-konformen Service genügt. Zudem hilft die Software dabei, alle unternehmerischen Pflichten im Sinne der Verordnung zu erfüllen.

Ein verlässlicher Partner an Ihrer Seite

cloudshift® unterstützt seine Kunden bei der reibungslosen Migration in die Cloud-Welt von Microsoft. Ein erfahrenes Team, bestehend aus Experten mit langjähriger Erfahrung, zeigt Ihrem KMU, welche Fallstricke es zu umgehen gilt und nimmt Ihnen viel Arbeit bei der Planung einer erfolgreichen Migration ab. SaaS bzw. Software as a Service bietet Ihrem Unternehmen heute viele entscheidende Vorteile. Wir sorgen dafür, dass Sie bestmöglich von den neuen technischen Möglichkeiten des Cloud-Hostings profitieren.

Lokale IT-Strukturen gehören der Vergangenheit an. Je früher Sie den Übergang in die Cloud erfolgreich abschließen, desto besser für Ihr Geschäft. Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, welche Vorteile O365 auch Ihrem Unternehmen bietet und warum gerade der Mittelstand enorm vom Cloud-Hosting profitiert.

Markus Zebisch

Markus Zebisch ist Diplom Media-System-Designer und verfügt über mehr als 25 Jahre Praxiserfahrung in Mittelstand und Großkonzernen. Er ist Mitgründer von cloudshift, einem Cloud Hosting Provider für Business Kunden, sowie Managing Partner der Convecto GmbH, Agentur für Digitale Produkte und Services sowie Markenaufbau. Als Digital Consultant betreut er nationale und internationale Change Projekte und unterstützt Unternehmen beim Transfer klassischer Prozesse in digitale Geschäftsmodelle. Seine Schwerpunkte sind strategische Beratung, Service Design, Optimierung der IT Strategie, Einführung von Cloud Services sowie Lösungen für Collaboration, Corporate Services and Applications, uvm. mit Fokus auf Governance und IT Security. Privat lebt Markus in Frankfurt und Wien. Er liebt Musik, ist leidenschaftlicher Pianist, reist gerne um die Welt und lernt andere Kulturen und Menschen kennen.

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