Microsoft 365® Migrations-Ratgeber für Unternehmenskunden

Microsoft 365® Migration: Tipps, Best Practices und häufige Fragen

Es unser Ziel, unseren Kunden eine reibungslose und erfolgreiche Migration zu Microsoft 365® zu bieten. Wir verstehen, dass die Migration zu Microsoft 365® für Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann und bieten deshalb eine umfassende Migrationsanleitung an. Unsere Migrationsanleitung wurde speziell für mittelständische und große Unternehmen entwickelt und bietet wertvolle Hilfen für einen erfolgreichen Migrationsprozess. Der Migrationsprozess umfasst dabei nicht nur IT-spezifische Themen, sondern auch Inhalte zur strategischen Planung.

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Microsoft 365 und Office 365
DSGVO konform, europäische Cloud

6 Erfolgsfaktoren bei der erfolgreichen Microsoft 365® Migration

So gelingt die Migration Ihrer Office-Umgebung auf Microsoft 365®

Die Migration zu Microsoft 365® geht weit über die bloße Installation einer Software hinaus. Es betrifft alle Abteilungen und Prozesse im Unternehmen, von der Kommunikation über die Zusammenarbeit bis hin zur Datenverwaltung. Deshalb ist es wichtig, dass nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch andere Abteilungen in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Vor allem diejenigen, die direkt von der Einführung betroffen sind, sollten in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden.

Ein enger Austausch zwischen IT und anderen Abteilungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Microsoft 365® optimal genutzt wird und dass alle relevanten Prozesse angepasst werden. Durch die Einbeziehung aller Abteilungen kann eine erfolgreiche Einführung von Microsoft 365® gewährleistet werden, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen bietet.

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Einführung von Microsoft 365® ist die Auswahl der Tools und Systeme, die in verschiedenen Organisationsbereichen eingesetzt werden sollen. Dabei sollten nicht einfach alle verfügbaren 30 Tools von Microsoft 365 genutzt werden, sondern es ist wichtig, die passenden Systeme für die spezifischen Bedürfnisse jedes Bereichs zu definieren.

Ein wichtiger Schritt bei der Definition führender Systeme ist die sorgfältige Analyse der Arbeitsprozesse und Bedürfnisse in jedem Bereich des Unternehmens. Anschließend sollten die entsprechenden Tools von Microsoft 365® ausgewählt werden, die am besten geeignet sind, um die Prozesse zu optimieren und den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.

Durch die Definition führender Systeme können sich die Mitarbeiter auf die Nutzung der wichtigsten Tools konzentrieren und die Komplexität von Microsoft 365® wird reduziert. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern spart auch Zeit und Kosten. Außerdem ermöglicht es den Bereichsleitern, den Fortschritt und den Erfolg der Implementierung von Microsoft 365® in ihren Bereichen besser zu verfolgen und zu kontrollieren.

Bei der Einführung von Microsoft 365® ist es wichtig, sich auf die vier Kernbereiche der Arbeitsorganisation zu konzentrieren:

  • Kommunikation
  • Dateiablage
  • Planung
  • Dokumentation

Für jeden dieser Bereiche gibt es spezifische Tools innerhalb von Microsoft 365®, die gezielt eingesetzt werden sollten, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Wenn alle Tools von Microsoft 365® unreflektiert genutzt werden, kann dies schnell zu Verwirrung führen und die Arbeitseffizienz beeinträchtigen. Daher sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, welche Tools für ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind und diese gezielt einsetzen, um eine effektive Arbeitsorganisation sicherzustellen.

Wenn es um die Strukturierung von Teams® und Sharepoint® geht, ist es wichtig, eine klare Trennschärfe vorzugeben und sich nicht allein auf die Mitarbeiter zu verlassen. Sonst werden Strukturen unter Umständen doppelt oder uneindeutig angelegt, was unnötig Verwirrung stiftet. Das bedeutet, dass Sie als Unternehmen vor der Einführung von Microsoft 365® klare Richtlinien definieren sollten, wer Zugriff auf welche Daten und Informationen hat. Dabei ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in verschiedenen Gruppen zu organisieren und den Zugriff auf bestimmte Bereiche entsprechend zu beschränken.

Zudem sollten Sie bei der Strukturierung darauf achten, dass die Teams und SharePoint®-Sites so benannt werden, dass die Namen eindeutig sind und die Funktion der jeweiligen Gruppe widerspiegeln. Dies erleichtert die Navigation und die Suche nach bestimmten Informationen.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams und SharePoint®-Sites effektiv und effizient genutzt werden, und dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf Informationen haben, die für ihre Arbeit relevant sind.

Schulungen für die digitale Zusammenarbeit sind ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Einführung von Microsoft 365®. Dabei geht es nicht nur darum, den Mitarbeitern die Benutzeroberfläche zu erklären und technische Kenntnisse zu vermitteln, sondern auch um die Festlegung von Spielregeln für die Zusammenarbeit.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter verstehen, wie sie die verschiedenen Tools von Microsoft 365® nutzen können, um effektiver zusammenzuarbeiten und Prozesse zu optimieren. Dazu gehört beispielsweise das Verständnis für die richtige Verwendung von Kanälen in Teams® oder die Organisation von Dokumenten in SharePoint®.

Darüber hinaus sollten Schulungen auch die Spielregeln für die Zusammenarbeit festlegen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Erwartungen haben. Dies kann beispielsweise die Festlegung von Regeln für die Kommunikation, die Nutzung von Tools und die gemeinsame Dokumentation von Arbeitsabläufen beinhalten.

Die Schulungen sollten auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter abgestimmt sein. Eine gute Schulung sollte interaktiv sein und es den Mitarbeitern ermöglichen, das Gelernte in der Praxis anzuwenden. Schulungen können sowohl online als auch in Präsenz angeboten werden, abhängig von den Bedürfnissen des Unternehmens. Eine erfolgreiche Schulung für die digitale Zusammenarbeit kann die Mitarbeiter motivieren und die Akzeptanz von Microsoft 365® im Unternehmen steigern.

Ein wichtiges Thema bei der Migration auf Microsoft 365® ist die Sicherheit und der Datenschutz. Es ist essenziell, dass vor der Migration ein umfassendes Sicherheits- und Datenschutzkonzept entwickelt und implementiert wird. Dazu gehört beispielsweise die Definition von Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsberechtigungen für Benutzergruppen, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen, die Verschlüsselung von Daten, die Absicherung von Schnittstellen und die Überwachung von Zugriffen und Aktivitäten.

Das Sicherheits- und Datenschutzkonzept muss an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Dabei sind auch gesetzliche Vorgaben und Compliance-Regeln wie z.B. der DSGVO zu beachten, insbesondere im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Die Implementierung eines umfassenden Sicherheits- und Datenschutzkonzepts ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Migration auf Microsoft 365®. Es trägt dazu bei, dass sensible Daten und Informationen effektiv geschützt werden und das Vertrauen der Benutzer in das System gestärkt wird.

Die Einführung von Microsoft 365® kann eine große Herausforderung für ein Unternehmen darstellen, da sie viele Bereiche betreffen kann. Daher ist es wichtig, sich ausreichend Zeit zu nehmen, um eine klare Strategie zu entwickeln, bevor man mit der Einführung beginnt. Es ist sinnvoll, sich zunächst Gedanken darüber zu machen, welche Funktionen von Microsoft 365® für das Unternehmen wirklich wichtig sind und wie man diese optimal nutzen kann. Dabei sollten sowohl die Anforderungen der Mitarbeiter als auch die Geschäftsprozesse berücksichtigt werden.

Es empfiehlt sich, auch die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und sie über die Einführung von Microsoft 365® zu informieren. Schulungen sollten frühzeitig geplant und durchgeführt werden, damit die Mitarbeiter mit den neuen Tools und Systemen vertraut werden und sich schnell zurechtfinden. Eine klare Kommunikation über den Prozess der Einführung und über mögliche Änderungen im Arbeitsalltag ist ebenfalls wichtig, um Unsicherheiten und Widerstände zu vermeiden.

Eine erfolgreiche Einführung von Microsoft 365® erfordert also eine gründliche Vorbereitung und eine klare Strategie. Nur so können die Vorteile der neuen Tools und Systeme vollständig genutzt werden und ein reibungsloser Übergang in die digitale Arbeitswelt gelingen.

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6 häufige Fehler bei der Migration auf Microsoft 365®

Diese Fehler bei der Migration auf Microsoft 365® sollten Sie vermeiden

Ein häufiger Fehler bei der Migration zu Microsoft 365® ist das Fehlen einer klaren Migrationsstrategie. Es ist wichtig, im Vorfeld genau zu planen, welche Daten migriert werden sollen, welche Anwendungen genutzt werden müssen und wie die Migration durchgeführt wird. Ohne eine klare Strategie kann es zu Verzögerungen, Datenverlusten oder sogar Systemausfällen kommen.

Es empfiehlt sich, gemeinsam mit einem erfahrenen Migrationsexperten eine detaillierte Migrationsstrategie zu entwickeln, die alle notwendigen Schritte berücksichtigt und auch mögliche Risiken und Probleme einbezieht. Eine klare Strategie kann auch dazu beitragen, den Zeitplan realistischer zu gestalten und Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.

Eine erfolgreiche Migration hängt also maßgeblich von einer klaren Migrationsstrategie ab, die im Vorfeld definiert und kommuniziert wird. So können potenzielle Risiken minimiert und ein reibungsloser Übergang zu Microsoft 365® gewährleistet werden.

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Migration auf Microsoft 365® ist es, dass Unternehmen unrealistische Zeitpläne aufstellen. Das kann dazu führen, dass wichtige Schritte übersprungen werden oder dass es zu Engpässen kommt, die die Migration verzögern oder sogar komplett zum Stillstand bringen können.

Daher ist es wichtig, bei der Planung der Migration realistische Zeitpläne zu erstellen und ausreichend Pufferzeiten für unvorhergesehene Probleme einzuplanen. Unternehmen sollten auch eine Test- und Ausfallzeitenplanung berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Migration ohne Unterbrechungen durchgeführt werden kann und dass mögliche Probleme schnell behoben werden können.

In der Test- und Ausfallzeitenplanung können Unternehmen verschiedene Szenarien durchspielen und testen, um mögliche Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden. Das kann auch helfen, Mitarbeiter auf mögliche Unterbrechungen vorzubereiten und Schulungen oder Workshops anzubieten, um die Auswirkungen der Migration zu minimieren.

Durch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass die Migration zu Microsoft 365® reibungslos verläuft und die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb minimal sind.

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von Microsoft 365® ist die Schulung der Mitarbeiter und deren Einbindung in den Prozess. Eine fehlende Schulung und Einbindung kann zu Problemen bei der Nutzung der neuen Systeme führen und die Akzeptanz der Mitarbeiter beeinträchtigen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter über die Vorteile und den Nutzen der neuen Systeme aufzuklären und sie in die Entscheidungen und Planungen einzubeziehen.

Eine Schulung sollte nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens abdecken. Eine Schulung kann in verschiedenen Formen stattfinden, wie zum Beispiel in Form von Webinaren, Schulungen vor Ort oder durch Handbücher und Tutorials.

Die Reihenfolge der einzelnen Schritte ist ein wichtiger Faktor bei der Migration zu Microsoft 365®. Oftmals wird die Migration ohne eine klare Struktur und Vorgehensweise durchgeführt, was zu Fehlern und Datenverlusten führen kann. Eine sorgfältige Planung der Schritte und eine präzise Umsetzung sind entscheidend für eine erfolgreiche Migration. Es empfiehlt sich daher, die Migration in mehrere Phasen zu unterteilen und die Schritte in der richtigen Reihenfolge durchzuführen. Hierzu gehört beispielsweise die saubere Einrichtung des Tenants, die Überprüfung der Benutzerkonten und Gruppen, die Migration der Daten sowie die Überprüfung und Anpassung der Einstellungen. Eine detaillierte Planung und Abstimmung der Schritte mit allen beteiligten Parteien ist unerlässlich, um die Migration ohne Probleme durchzuführen.

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Migration zu Microsoft 365® ist die mangelnde Beschaffung einer umfassenden Datenübersicht vor der Migration. Eine solche Datenübersicht ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Daten migriert werden und dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Darüber hinaus kann eine umfassende Datenübersicht auch helfen, potenzielle Datenschutzprobleme aufzudecken, indem beispielsweise personenbezogene Daten identifiziert werden, die möglicherweise nicht gespeichert oder verarbeitet werden dürfen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenbereinigung. Bevor Daten in Microsoft 365® migriert werden, ist es wichtig, diese aufzuräumen und überflüssige oder veraltete Daten zu löschen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass nur relevante Daten in das neue System übertragen werden, sondern es können auch Kosten für die Speicherung unnötiger Daten vermieden werden. Es ist daher ratsam, vor der Migration Zeit für die Datenbereinigung einzuplanen und gegebenenfalls externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Ein fehlendes Sicherheits- und Datenschutzkonzept kann bei einer Microsoft 365® Migration ein großes Risiko darstellen. Es ist wichtig, bereits im Vorfeld ein solides Konzept zu erstellen und umzusetzen, um mögliche Sicherheitslücken oder Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Zu den wichtigsten Schritten bei der Erstellung eines Sicherheits- und Datenschutzkonzepts gehört die Identifikation von Risiken und Bedrohungen sowie die Festlegung von Maßnahmen zur Risikominimierung. Hierbei sollten auch rechtliche Anforderungen, wie beispielsweise die DSGVO, berücksichtigt werden.

Zudem sollte das Sicherheits- und Datenschutzkonzept auch die Nutzungsbedingungen für die Mitarbeiter klar definieren und sicherstellen, dass diese sich an die Richtlinien halten. Es ist empfehlenswert, Schulungen und Trainings für Mitarbeiter anzubieten, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken. Je nach Nutzungskonzept kann es auch sinnvoll sein, Betriebsvereinbarungen zur Nutzung von Microsoft 365® anzupassen. Unser kostenlos enthaltenes Add-on „Managed Security 365“ automatisiert viele dieser Aufgaben.

Eine umfassende Überwachung und regelmäßige Aktualisierung des Sicherheits- und Datenschutzkonzepts ist ebenfalls wichtig, um mögliche Schwachstellen schnell zu identifizieren und zu beheben. Dabei sollten auch die neuesten Entwicklungen im Bereich der IT-Sicherheit und Datenschutzregulierungen berücksichtigt werden.

Insgesamt trägt ein solides Sicherheits- und Datenschutzkonzept maßgeblich zum Erfolg einer Microsoft 365® Migration bei und stellt sicher, dass sensible Daten und Informationen vor unautorisiertem Zugriff geschützt werden.

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Microsoft 365® Migration Schritt für Schritt

So läuft die Microsoft 365® Migration bei cloudshift® ab

Der Erstkontakt ist unverbindlich und natürlich kostenlos. Wir hören Ihnen zuerst einmal genau zu, um zu verstehen, was genau Ihre Anforderungen bei einer Migration auf Microsoft 365® genau sind.

Eine Migration zu Microsoft 365® kann eine komplexe Angelegenheit sein und erfordert eine sorgfältige Planung sowie eine präzise Umsetzung. Um sicherzustellen, dass die Migration erfolgreich verläuft, ist es wichtig, alle Schritte im Voraus zu durchdenken und sich auf mögliche Herausforderungen vorzubereiten. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, Unterstützung von Experten in Anspruch zu nehmen, die über das notwendige strategische und technische Know-how verfügen und Erfahrung in der Durchführung von Migrationen haben.

Unser cloudshift® Team aus Migrationsspezialisten steht Ihnen bei der Migration zu Microsoft 365® zur Seite und hilft Ihnen bei der Entwicklung einer geeigneten Migrationsstrategie. Wir klären Ihre Fragen und Anforderungen im Vorfeld und unterstützen Sie bei der Umsetzung der Migration. Dabei steht Ihnen unser Migrationsspezialist als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos verläuft und keine Probleme auftreten. Mit unserer Unterstützung können Sie sicher sein, dass die Einführung von Microsoft 365® für Ihr Unternehmen ein Erfolg wird. Wir beraten Sie im Vorfeld nicht nur hinsichtlich der technischen Details, sondern gerne auch strategisch. Dabei helfen uns über 20 Jahre Erfahrung im Microsoft Office® Umfeld.

Um die Migration zu Microsoft 365® erfolgreich durchzuführen, ist eine gründliche Vorbereitung notwendig. Hierbei unterstützt Sie unser Team bei der Schaffung der notwendigen Voraussetzungen. Hierzu zählt unter anderem die Vorbereitung Ihres Domainnamens für die Nutzung mit Microsoft 365®. Wir helfen Ihnen dabei, die notwendigen Schritte durchzuführen und sorgen dafür, dass Ihre Domain korrekt konfiguriert ist. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Anlage von Benutzern, Gruppen und Kontakten, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig erfasst werden. Auch bei der Vorbereitung für die Datenübernahme stehen wir Ihnen zur Seite und sorgen dafür, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Während des Migrationsprozesses sorgt unser Migrationsspezialist dafür, dass Ihre Daten sicher und ohne Beeinträchtigung der Benutzer auf Office 365® bzw. Microsoft 365® übertragen werden. Zunächst werden alle Ihre Daten im Hintergrund gesichert und in die Cloud übertragen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen auf der neuen Plattform verfügbar sind.

Am Tag der Migration wird Ihr Domainname für die Nutzung mit Microsoft 365® umgestellt und die letzten Daten werden auf die neue Plattform übertragen. Während des gesamten Prozesses steht Ihnen unser Migrationsspezialist als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung und informiert Sie kontinuierlich über den aktuellen Stand der Migration. Sollten während der Migration Probleme auftreten, wird unser Migrationsspezialist schnell und zuverlässig reagieren und sicherstellen, dass alle Probleme behoben werden.

Nach der Datenmigration und der Umstellung des Domainnamens ist es wichtig, dass auch die Mitarbeiter auf Microsoft 365® umgestellt werden. Hierbei spielt vor allem die Konfiguration von Outlook eine wichtige Rolle, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Unser Team unterstützt Sie auch hier tatkräftig und stellt Ihnen entsprechende Anleitungen zur Verfügung, um eine schnelle und unkomplizierte Umstellung der Mitarbeiter-PCs zu gewährleisten. Falls dabei dennoch Probleme auftreten sollten, stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung, um Ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

In dieser Abschlussbesprechung nehmen wir uns Zeit, um mit Ihnen die Migration Revue passieren zu lassen und Feedback einzuholen. Wir stellen sicher, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren und gehen gemeinsam mit Ihnen eventuelle offene Fragen und Probleme durch. Zudem können wir Ihnen in diesem Gespräch weitere Tipps und Tricks zur Nutzung von Microsoft 365® geben und Ihnen zeigen, wie Sie die Vorteile der Plattform optimal nutzen können. Uns ist es wichtig, dass Sie sich auch nach der Migration rundum betreut fühlen und wir Ihnen bei Bedarf weiterhin zur Seite stehen.

Unser Support-Team ist auf Wunsch auch nach der Migration immer für Sie da und unterstützt Sie bei allen Anliegen bezüglich der Nutzung von Microsoft 365®. Egal ob es um die Konfiguration von E-Mail-Konten, die Nutzung von Microsoft Teams® oder die Verwaltung von Dateien in OneDrive® geht, wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Dabei können Sie sich darauf verlassen, dass unsere Support-Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der Technologie und mit den aktuellen Entwicklungen bei Microsoft 365® vertraut sind. So sind wir in der Lage, Ihnen schnell und kompetent bei Fragen oder Problemen weiterzuhelfen und Ausfallzeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Sprechen Sie mit uns über die Möglichkeiten für erweiterte Support-Verträge, je nach Ihren Anforderungen.

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Häufige Fragen zur Migration auf Microsoft 365®

Unsere Microsoft 365® Migrations-FAQ

Microsoft® arbeitet mit einer Vielzahl an Partnern zusammen, die Microsoft®-Lizenzen und -Produkte vertreiben und Unternehmen diesbezüglich beraten und betreuen. Diese Partner sind in der Regel kleiner als Microsoft® und können sich deshalb intensiver auf einzelne Unternehmen konzentrieren. Ein Beispiel dafür ist cloudshift®, ein Partner von Microsoft®, der besonderen Wert auf hohe Kompetenz, erfahrene Experten und Kundennähe legt.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen, bei denen der Kunde oft nur eine Nummer in einem Call-Center ist und von Hilfskräften betreut wird, haben Kunden bei cloudshift® einen direkten Ansprechpartner für Vertrieb und Betreuung der Services. Darüber hinaus bietet cloudshift® hilfreiche Trainings, Zusatzdienstleistungen wie Migration und exklusive zusätzliche Add-ons wie z.B. Managed Security 365. Viele Tarife erhalten Sie bei cloudshift® sogar zu besseren Konditionen und kürzeren Laufzeiten als bei größeren Partnern oder Microsoft® direkt. Solche und weitere Vorteile können häufig nur Partner bieten. Für eine ausführliche Beratung können Sie sich gerne an uns wenden.

Microsoft 365® gibt es in unterschiedlichen Tarifen, die sich hinsichtlich Umfang, Aktualität und Bezahlmethode unterscheiden. Für Privatanwender gibt es die Einmal-Bezahl-Angebote wie Office Home & Student 2019, die weniger Anwendungen und Funktionen beinhalten. Microsoft 365®-Tarife für Privatanwender (Single, Family) können monatlich oder jährlich abonniert werden.

Die von uns angebotenen Microsoft 365®-Tarife mit monatlicher Bezahloption richten sich ausschließlich an Unternehmen und bieten einen größeren Funktionsumfang sowie Anwendungen und Features für den professionellen Einsatz. Diese Tarife werden in der Regel pro Benutzer gezahlt. Es gibt jedoch Unterschiede je nach Tarif und Bezugsquelle. cloudshift® bietet Kunden beispielsweise die Möglichkeit, die Business oder Enterprise-Tarife auch mit monatlicher Laufzeit zu nutzen, während Microsoft® diese nur in einer jährlichen Lizenz anbietet.

Office 365® und Microsoft 365® sind zwei Cloud-basierte Software-Suiten von Microsoft. Office 365® ist die ältere Suite und umfasst die bekannten Anwendungen wie Word®, Excel®, PowerPoint®, Outlook®, etc. sowie weitere Dienste wie SharePoint®, OneDrive®, Skype for Business®, und Teams®. Microsoft 365® ist eine Weiterentwicklung von Office 365® und enthält alle Anwendungen und Dienste von Office 365® sowie zusätzliche Funktionen für Sicherheit, Compliance und Geräteverwaltung. Microsoft 365® bietet unter anderem erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Microsoft Defender®, Azure Information Protection® und Intune® für die Verwaltung von Geräten und Apps.

Microsofts® Office-Software wurde erstmals im Jahr 1989 veröffentlicht und ist neben Windows® eine der bekanntesten Marken des Unternehmens. In der Vergangenheit wurden die Anwendungen wie Word®, Excel®, Powerpoint® und Outlook® gemeinsam als Microsoft Office® vertrieben. Nun hat Microsoft beschlossen, diese Anwendungen nicht mehr unter dem Namen Microsoft Office zu bündeln, sondern umzubenennen und unter dem Namen „Microsoft 365®“ anzubieten. Es handelt sich jedoch weiterhin um die gleichen Anwendungen, nur das Bündelungs- und Vertriebsmodell hat sich geändert.

Die Dauer einer Microsoft 365® Migration hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Benutzer, der Komplexität der bestehenden IT-Infrastruktur, der Datenmenge, die migriert werden muss, und der gewählten Migrationsmethode. Eine einfache Migration von kleineren Unternehmen kann in einigen Tagen abgeschlossen sein, während größere Unternehmen mehrere Wochen oder sogar Monate benötigen können.

Eine gute Planung und Vorbereitung können jedoch dazu beitragen, den Migrationsprozess zu beschleunigen und unvorhergesehene Komplikationen zu vermeiden. Es ist daher wichtig, sich von einem erfahrenen Migrationsspezialisten beraten zu lassen und eine realistische Zeitplanung zu erstellen, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.

Um die Benutzer und Postfächer zu übertragen, erstellen Sie einfach eine Liste im von uns gelieferten Format mit den entsprechenden Postfacheigenschaften wie E-Mail-Adresse und Benutzername. Auch die Übernahme von öffentlichen Ordnern ist möglich. Unsere Migrationsexperten stehen Ihnen gerne zur Seite und unterstützen Sie bei der Vorbereitung der benötigten Daten. So wird sichergestellt, dass die Migration reibungslos verläuft und Sie nach Abschluss direkt mit Ihrem neuen Microsoft 365®-Account arbeiten können.

Wir empfehlen vor der Migration eine umfassende Strategie zu erarbeiten, um das maximale Ergebnis aus Ihrer Migration auf Microsoft 365 herauszuholen. Gerne unterstützen wir Sie hierbei mit unserer Erfahrung.

Ja! Wir nehmen uns ausreichend Zeit für eine gründliche Planung, bei der Ihre individuellen Anforderungen im Mittelpunkt stehen. In einem persönlichen Gespräch klären wir alle offenen Fragen und vereinbaren den für Sie optimalen Migrationszeitpunkt.

Falls nötig, stehen wir Ihnen auch bei den Vorbereitungen per Screen Sharing zur Seite. Vor der Datenübertragung richten wir Ihre Postfächer, Kontakte und Gruppen gemäß Ihren Vorgaben ein, damit Sie sich nach der Migration gleich zurechtfinden. Sie können sich also darauf verlassen, dass wir bei der Migration zu Microsoft 365® höchste Sorgfalt walten lassen, um Ihre Daten zu schützen.

Nein! Eine vollständige Migration von Daten auf Microsoft 365® sollte sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Falls jedoch ein Problem auftritt und bestimmte Dateien nicht automatisch übertragen werden, werden wir darüber benachrichtigt und übernehmen den Import dieser Daten manuell für Sie. Wir empfehlen jedoch, vor der Migration eine vollständige Datensicherung durchzuführen, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Während der Microsoft 365® Migration sind Ihre Daten sicher, da wir unterschiedliche Übertragungsmethoden anbieten, die auf Ihre Präferenzen abgestimmt werden. Die Postfachinhalte können entweder verschlüsselt über einen FTP-Upload übermittelt werden oder über unsere Onlinemigration übertragen werden. Wenn Sie den FTP-Upload nutzen, erhalten Sie einen eigenen Account, der nach Abschluss der Übertragung deaktiviert wird. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten geschützt sind und nur von autorisierten Personen während des Migrationsprozesses bearbeitet werden können.

Ja! Während der Migration auf Microsoft 365® können Sie über das browserbasierte Outlook on the Web (früher Outlook Web App ) jederzeit auf Ihre E-Mails zugreifen. Der Zugang ist uneingeschränkt möglich und bietet Ihnen den Vorteil, dass Ihr Outlook® während des Migrationsvorgangs ständig synchronisiert wird. So bleiben Sie auf dem Laufenden und können jederzeit auf Ihre E-Mails zugreifen.

Ja, es ist möglich, Ihre bestehende Domain bei der Migration auf Microsoft 365® zu behalten. In der Regel wird während der Migration ein DNS-Eintrag erstellt, der Ihre Domain mit Ihrem neuen Microsoft 365®-Konto verknüpft. Auf diese Weise können Sie weiterhin Ihre bestehende E-Mail-Adresse verwenden und müssen diese nicht ändern. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Domain richtig konfiguriert ist, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß weitergeleitet werden. Wenn Sie Unterstützung bei der Konfiguration Ihrer Domain benötigen, unterstützen wir Sie natürlich gerne.

Seit 2019 stellt Microsoft® für seine Microsoft 365®-Kunden mehrere Rechenzentren in Deutschland bereit, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und eine zuverlässige Datenverfügbarkeit zu gewährleisten. Diese Rechenzentren sind so konzipiert, dass sie miteinander synchronisiert und gespiegelt sind. Dadurch wird eine hohe Verfügbarkeit der Daten und Dienste sichergestellt, auch wenn ein Rechenzentrum ausfällt. Microsoft® verpflichtet sich außerdem, alle Daten innerhalb Deutschlands zu speichern und zu verarbeiten, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

Microsoft 365® verfügt über verschiedene Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind. Die Daten werden in mehreren ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, die über die neueste Technologie und Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um Ihre Daten vor Bedrohungen zu schützen. Microsoft® garantiert auch eine hohe Verfügbarkeit, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls oder einer Störung sehr gering ist.

Zusätzlich werden Ihre Daten in Microsoft 365®automatisch verschlüsselt und es wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung empfohlen, um die Sicherheit der Konten zu erhöhen. Microsoft 365® verfügt auch über Funktionen zur Überwachung von Sicherheitsvorfällen, um Bedrohungen zu erkennen und darauf zu reagieren.

Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass auch Microsoft 365® nicht 100 % vor allen Bedrohungen schützen kann. Es ist daher wichtig, dass Sie als Benutzer ebenfalls Verantwortung übernehmen, indem Sie starke Passwörter wählen, verdächtige Aktivitäten melden und Schulungen zur Datensicherheit und Datenschutz durchführen. Unser kostenloses Add-on „Managed Security 365“ überwacht vollautomatisch über 300 Sicherheitseinstellungen in Microsoft 365 und passt diese kontinuierlich an.

Ja, Microsoft 365® können Sie ohne Einschränkungen unter MacOS® einsetzen.

Ja, einige Apps aus den Microsoft 365®-Tarifen sind auch als mobile App für iOS® verfügbar und können somit auf iPhone® und iPad® genutzt werden. Allerdings sind diese Apps teilweise in ihrem Umfang eingeschränkt oder an das jeweilige Gerät angepasst. Die verfügbaren Apps umfassen Microsoft Teams®, Outlook®, Word®, Excel®, PowerPoint®, OneNote®, OneDrive®, Office Lens®, Skype for Business®, Skype®, Yammer®, Delve® und Microsoft Stream®.

Nutzer mit einem qualifizierenden Microsoft 365®-Tarif haben Zugriff auf erweiterte Funktionen der Apps.

Ja, es ist möglich, einzelne Apps aus den Microsoft 365®-Tarifen auch als mobile App auf dem Chromebook oder im PlayStore® zu nutzen. Allerdings können diese Apps aufgrund der Anpassung an das jeweilige Gerät in ihrem Umfang beschnitten oder abgeändert sein.

Mit einem Microsoft 365®-Account können Nutzer verschiedene Apps wie Microsoft Teams®, Outlook®, Word®, Excel®, PowerPoint®, OneNote®, OneDrive, Office Lens, Skype for Business, To Do, SharePoint, Planner, Stream, Power Automate, Microsoft Intune und Power Apps auf Chromebooks® und Android®-Geräten nutzen. Wenn ein qualifizierender Microsoft 365®-Tarif vorhanden ist, haben Nutzer Zugang zu erweiterten Funktionen.

in Wechsel der Lizenz bei den verschiedenen Microsoft®-Tarifen ist prinzipiell möglich, jedoch haben hierbei jeder Anbieter eigene Vertragsbedingungen und Konditionen. Um genauere Details zu erfahren, sollten Sie sich an den Vertragspartner wenden, bei dem Sie die Lizenz erworben haben. Microsoft® bietet dazu Hilfeartikel für Business-Pläne.

Als cloudshift®-Kunde können Sie auch während der Vertragslaufzeit Tarif-Upgrades durchführen. Wenden Sie sich hierzu einfach an unseren Kundensupport. Tarif-Downgrades sind erst nach Ende der Vertragslaufzeit möglich. Bitte beachten Sie, dass durch eine Tarifänderung die Lizenzmenge Ihres aktuellen Vertrages nicht verringert wird.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns per E-Mail unter support@cloudshift.de und telefonisch unter +49 69 17 53 73 46 – 0. Unser Support-Team freut sich darauf, Ihnen weiterzuhelfen.

Ja, bei cloudshift® können Sie problemlos eine Lizenz von einem auf einen anderen Nutzer übertragen. Es ist jedoch wichtig, die Daten und Dokumente des ersten Nutzers gegebenenfalls zu sichern, da aus Datenschutzgründen keine Übertragung erfolgen darf. Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie uns gerne per E-Mail an support@cloudshift.de kontaktieren.

Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Wenn Sie Ihr Microsoft 365®-Abonnement kündigen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten wie E-Mails und Dokumente von Teamwebsites herunterzuladen und an einem anderen Ort zu speichern. Es ist ratsam, dies vor der Kündigung zu tun. Nach der Kündigung des Abonnements können Sie noch für 90 Tage mit Administratorrechten auf ein Konto mit eingeschränkten Funktionen zugreifen, um auf die mit Ihrem Microsoft 365®-Konto verbundenen Daten zuzugreifen. So haben Sie genügend Zeit, um Ihre Daten zu sichern und zu migrieren.

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