DMS als Software as a Service (SaaS)

Paperless-ngx – Dokumenten Management in der deutschen Cloud

Mit Paperless-ngx erhalten Sie ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System (DMS) als Open-Source-Software, das wir als vollwertige Software as a Service (SaaS) Lösung anbieten. Wir übernehmen nicht nur den laufenden Betrieb des Cloud-Hostings, sondern auch sämtliche Updates und Wartungsarbeiten von Paperless-ngx für Sie. Dank unserer professionellen Betreuung können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir für die reibungslose Funktionalität von Paperless-ngx sorgen. Mit unserer zuverlässigen Infrastruktur und Expertise im Bereich digitaler Lösungen sind Ihre Dokumente stets geschützt und jederzeit verfügbar.

DMS Cloud - Paperless-ngx
DSGVO konform, deutsche Cloud, klimaneutral

Vorteile von Paperless-ngx SaaS

Docs Docs

Zahlreiche Dateiformate

Paperless-ngx verarbeitet PDF-Dateien, Bilder, reine Textdateien, Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint sowie LibreOffice-Dokumente) und weitere Formate.

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Texterkennung und Volltextsuche

Paperless-ngx führt OCR-Texterkennung auf ihren Dokumenten aus und ergänzt sie um durchsuchbaren Text. Daducrh werden alle Dokumente mit Volltextsuche durchsuchbar.

E-Mail Verarbeitung

Paperless-ngx importiert Dokumente automatisch aus E-Mail-Konten, indiziert diese und ermöglicht die Einrichtung mehrerer Konten mit individuellen Regeln.

Hosting in Deutschland

ISO 27001 Zertifizierung, tägliche Backups, redundante Anbindung und DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland.

Sicher durch Verschlüsselung

Unsere Plattform sorgt für eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung und schützt ihre Dokumente zuverlässig vor unerlaubtem Zugriff.

Optionaler Support

Sie benötigen weitere Hilfe beim Aufbau und der Integration der DMS-Lösung in ihre IT? Gerne unterstützen wir sie!

Paperless-ngx Pakete & Tarife

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden. Alle Preise netto zzgl. MwSt. Kein Verkauf an Verbraucher i.S.d. § 13 BGB.

Die Vertragslaufzeit für Paperless-ngx als SaaS-Produkt liegt bei einem Monat.

  • Paperless-ngx
    Start

  • 29,90 €pro Monat zzgl. MwSt.
  • Geeignet für
  • Bereitstellung
  • Updates und proaktives Monitoring enthalten
  • Speicherplatz
  • Speicherplatz erweiterbar
  • Ressourcen erweiterbar (Prozessorleistung, RAM)
  • Tägliches Backup in externes Datacenter und Aufbewahrung
  • Zusätzliche Service-Snapshots der Private-Cloud
  • Definierte SLA für Verfügbarkeit
  • Technischer Support
  • Definierte Reaktionszeit
  • Anfragen

  • Paperless-ngx
    Start

  • 29,90 €pro Monat zzgl. MwSt.
  • Kleines DMS für unkritische Daten
  • SaaS in eigener Private-Cloud
  • 40 GB
    ca. 40.000 Dokumente bei 1 MB Dateigröße
  • 7 Tage
  • Nicht enthalten
  • E-Mail
  • Anfragen

  • Paperless-ngx
    Business

  • 135,90 €pro Monat zzgl. MwSt.
  • Produktivsystem mit SLA und garantiertem Helpdesk
  • SaaS in eigener Private-Cloud
  • 80 GB
    ca. 80.000 Dokumente bei 1 MB Dateigröße
  • 14 Tage
  • 2 Server Snapshots enthalten
  • 99,5 %
  • E-Mail, Telefon während der Geschäftszeiten
  • 24 h
  • Anfragen

  • Paperless-ngx
    Custom

  • individuell
  • Produktivsystem bis Enterprise
  • SaaS in eigener Private-Cloud
  • individuell
  • individuell
  • individuell
  • Bis 99,9 %
  • E-Mail, Telefon bis zu 365 Tagen, 24h
  • individuell
  • Anfragen
  • Paperless-ngx
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Ihr Schritt zum papierlosen Büro – mit DMS in der Cloud

Entdecken Sie die Vorteile von Paperless-ngx als SaaS-Lösung, gehostet in unserem deutschen Rechenzentrum, um eine einwandfreie DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Mit unserer Lösung profitieren Sie von höchster Datenhoheit und Sicherheit, sodass sensible Informationen stets geschützt sind. Dank Paperless-ngx als SaaS sind Sie in der Lage, Ihre Dokumentenprozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig die Umwelt zu schonen, indem Sie auf papierlose Abläufe setzen.

Unsere Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente digital zu verwalten, zu teilen und zu archivieren, was nicht nur zu einer Steigerung der Produktivität führt, sondern auch zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Zusammenarbeit im Unternehmen beiträgt. Zudem ermöglicht Ihnen die Nutzung von Paperless-ngx als SaaS-Lösung ein flexibles Arbeiten von überall und zu jeder Zeit, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit machen zu müssen. Mit einem benutzerfreundlichen Interface und einer intuitiven Bedienung sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und effektiv zu verwalten. Entscheiden Sie sich für Paperless-ngx als SaaS-Lösung und profitieren Sie von einer zuverlässigen, sicheren und effizienten Lösung, die Ihre Unternehmensdaten in besten Händen hält.

Häufige Fragen zu Paperless-ngx SaaS

Paperless-ngx ist ein modernes, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das entwickelt wurde, um den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente zu verwalten. Es automatisiert das Einscannen, Importieren, Indizieren und Archivieren von Dokumenten – egal ob es sich um PDFs, Bilder, reine Textdateien oder Office-Dokumente handelt. Zu den Hauptfunktionen zählen:

  • Automatisierter Dokumentenimport: Dokumente werden über verschiedene Schnittstellen (z. B. E-Mail, Watch-Folders) automatisch ins System geladen.
  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Mittels integrierter OCR-Technologie werden selbst in Bilddateien enthaltene Texte extrahiert, sodass Inhalte durchsuchbar werden.
  • Indexierung und Volltextsuche: Alle importierten Dokumente werden indiziert, wodurch eine schnelle und präzise Volltextsuche ermöglicht wird.
  • Metadaten-Management und Tagging: Benutzer können Dokumente mit Schlagwörtern und zusätzlichen Metadaten versehen, was die Organisation und spätere Auffindbarkeit verbessert.
  • Benutzerfreundliche Weboberfläche: Eine intuitive Oberfläche ermöglicht das einfache Verwalten, Durchsuchen und Bearbeiten von Dokumenten.
  • Sicherheit und Zugriffskontrolle: Mit Funktionen wie HTTPS-Verschlüsselung und detaillierten Berechtigungsverwaltungen wird ein sicherer Zugriff gewährleistet.

SaaS steht für „Software as a Service“ und bedeutet bei Paperless-ngx, dass die gesamte Anwendung als cloudbasierter Dienst angeboten wird. Das heißt:

  • Gehostete Lösung: Paperless-ngx wird von cloudshift® betrieben und auf dessen Servern gehostet, sodass sie keine eigene Infrastruktur oder Hardware benötigst. Sie teilen sich keinen Server mit anderen Kunden und jede Paperless-ngx Umgebung wird auf einem eigenen virtuellen Server betrieben.
  • Wartung und Updates: Alle technischen Aspekte wie regelmäßige Sicherheitsupdates, Backups und Systemwartungen werden zentral vom Anbieter durchgeführt – das entlastet sie von administrativen Aufgaben.
  • Zugänglichkeit: Über eine Weboberfläche können sie von überall aus auf die Anwendung zugreifen, ohne komplizierte Installationsprozesse durchlaufen zu müssen.
  • Abonnementmodell: Statt einer hohen Einmalinvestition zahlen sie eine monatliche Gebühr, was die Kosten kalkulierbar und oft auch für kleinere Unternehmen attraktiv macht.
  • Skalierbarkeit: Der Dienst passt sich dynamisch ihrem Bedarf an – ob sie wenige oder sehr viele Dokumente verwalten möchten, die zugrunde liegende Infrastruktur wird entsprechend skaliert.

Kurz gesagt, SaaS bei Paperless-ngx bedeutet, dass sie eine leistungsfähige, stets aktuelle und sichere Dokumentenmanagementlösung erhalten, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müssen.

Die effiziente Verwaltung und Suche nach Dokumenten steht im Kern von Paperless-ngx:

  • Indexierung: Nach dem Import wird jedes Dokument anhand von Metadaten (z. B. Erstellungsdatum, Dateiname, Tags) und dem extrahierten OCR-Text indiziert.
  • Volltextsuche: Dank der OCR-Integration können auch Inhalte in gescannten Dokumenten durchsucht werden. Die Suchfunktion unterstützt komplexe Abfragen und Filter, sodass Nutzer schnell das Gesuchte finden.
  • Filter und Tags: Dokumente können manuell oder automatisch mit Schlagwörtern versehen werden. Über Filterfunktionen lassen sich Dokumente nach Typ, Datum, Herkunft oder anderen Kriterien sortieren.
  • Webinterface: Eine übersichtliche und responsive Weboberfläche erlaubt es, Dokumente anzusehen, zu bearbeiten, zu löschen oder in Ordnern zu organisieren – oft ergänzt durch Funktionen wie Lesezeichen oder Favoriten.
  • Erweiterte Verwaltung: Zusätzlich stehen Funktionen wie das Bearbeiten von Metadaten, das Hinzufügen von Notizen oder das Zusammenführen von Dokumenten zur Verfügung, um den Arbeitsalltag optimal zu unterstützen.

Paperless-ngx ist darauf ausgelegt, möglichst viele gängige Dokumenttypen zu verarbeiten. Unterstützte Dateiformate umfassen unter anderem:

  • PDF-Dateien: Sowohl native PDFs als auch solche, die über OCR ergänzt wurden, wie z. B. gescannte Dokumente.
  • Bilddateien: Formate wie JPEG, PNG, TIFF und weitere gängige Bildformate, die vor allem beim Scannen von Dokumenten genutzt werden.
  • Einfache Textdateien: Reine Textdateien, die direkt indiziert werden können.
  • Office-Dokumente: Dazu gehören Microsoft Word, Excel, PowerPoint und entsprechende LibreOffice-Formate.
  • Weitere Formate: Durch Erweiterungen oder Plugins können auch andere Dateitypen unterstützt werden, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Die integrierte OCR-Funktion in Paperless-ngx nutzt in der Regel bekannte OCR-Engines (wie beispielsweise Tesseract), um in gescannten oder bildbasierten Dokumenten den enthaltenen Text zu erkennen. Der Ablauf sieht meist folgendermaßen aus:

  • Dokumentenimport: Beim Import eines Dokuments wird geprüft, ob es sich um ein Bild oder ein gescanntes PDF handelt.
  • OCR-Verarbeitung: Ist dies der Fall, wird die OCR-Engine aktiviert, um den Text zu extrahieren und als durchsuchbaren Text dem Dokument beizufügen.
  • Sprachunterstützung: Standardmäßig unterstützt die verwendete OCR-Engine zahlreiche Sprachen – häufig sind Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und viele weitere dabei. Bei Bedarf können zusätzliche Sprachpakete installiert werden, um auch weniger verbreitete Sprachen abzudecken.
  • Integration in die Suche: Der extrahierte Text wird zusammen mit den Dokumenten indiziert, was eine effektive Volltextsuche ermöglicht.

Paperless-ngx bietet mehrere Mechanismen, um Dokumente automatisiert in das System zu importieren und zu indizieren:

  • Watch-Folders: Bestimmte Verzeichnisse werden überwacht. Sobald neue Dateien in diesen Ordnern abgelegt werden, erfolgt der Import automatisch.
  • E-Mail-Import: Über konfigurierte E-Mail-Konten können Anhänge automatisch importiert und verarbeitet werden.
  • Batch-Import: Auch manuelle oder geplante Batch-Importe sind möglich, bei denen große Dokumentenmengen in einem definierten Intervall eingelesen werden.
  • Indexierung: Während oder unmittelbar nach dem Import werden Dokumente anhand von Metadaten (Datum, Dateiname, Sender, etc.) und dem extrahierten OCR-Text indexiert. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Volltextsuche innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

Ja, Sie können einen Scanner in Ihre Paperless-ngx-Installation integrieren – allerdings erfolgt dies in der Regel indirekt, da Paperless-ngx primär als automatisiertes Dokumentenmanagementsystem konzipiert ist. Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie Ihren Scanner anbinden und den automatisierten Dokumentenimport realisieren können:

  • Integration über Watch Folders
    Moderne Scanner, insbesondere solche mit Netzwerk-Funktionalitäten, können so konfiguriert werden, dass sie gescannte Dokumente automatisch in einen festgelegten Ordner, den sogenannten „Watch Folder“, ablegen. Paperless-ngx überwacht diesen Ordner kontinuierlich und importiert neue Dateien automatisch.
  • Integration über E-Mail-Import
    Viele Scanner und Scansoftware bieten die Möglichkeit, gescannte Dokumente direkt per E-Mail zu verschicken. Paperless-ngx kann so eingerichtet werden, dass es ein spezielles E-Mail-Konto überwacht und alle Anhänge automatisch importiert.

Paperless-ngx legt großen Wert auf den Schutz der gespeicherten Dokumente und der übertragenen Daten. Wichtige Sicherheitsaspekte umfassen:

  • Datenübertragung: Die Kommunikation zur Weboberfläche und zwischen den Diensten kann über HTTPS abgesichert werden, um Abhörversuche und Manipulation zu verhindern.
  • Zugriffskontrolle: Benutzerrechte und Rollen werden detailliert verwaltet, sodass nur autorisierte Nutzer auf bestimmte Dokumente oder Funktionen zugreifen können.
  • Speichersicherheit: Dokumente werden in gesicherten Verzeichnissen abgelegt, und es besteht die Möglichkeit, zusätzliche Verschlüsselung auf Dateiebene zu aktivieren.
  • Regelmäßige Updates: Durch kontinuierliche Updates wird sichergestellt, dass bekannte Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden. Diese Updates übernimmt cloudshift®für sie, sodass Sie immer maximal geschützt sind.
  • Backup und Wiederherstellung: Wir sichern automatisch alle Daten mindestens einmal pro Tag in ein externes und räumlich getrenntes Rechenzentrum.

Paperless-ngx als SaaS-Lösung bietet Ihnen nicht nur eine moderne und leistungsstarke Plattform zur Dokumentenverwaltung, sondern auch die Möglichkeit, Ihr System unter einer eigenen Domain zu betreiben – beispielsweise dms.ihredomain.de. Dies ermöglicht Ihnen einen einheitlichen Markenauftritt und integriert das DMS nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

Um Ihre eigene Domain zu nutzen, müssen Sie einen sogenannten A-Eintrag in Ihrer DNS-Konfiguration anpassen. Dabei wird der A-Eintrag so konfiguriert, dass er auf die IP-Adresse Ihrer Private Cloud verweist, in der Paperless-ngx gehostet wird. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Anfragen an Ihre benutzerdefinierte Domain direkt an den richtigen Server weitergeleitet werden, wodurch der Zugriff auf Ihr Dokumentenmanagement-System reibungslos und sicher erfolgt.

Sollten Sie bereits über eine eigene Domain verfügen, können Sie diesen Eintrag einfach über das Management-Interface Ihres DNS-Anbieters vornehmen. Falls Sie noch keine Domain besitzen oder eine spezifisch auf Paperless-ngx zugeschnittene Domain bevorzugen, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, eine neue Domain direkt über unseren Service zu registrieren. Unser Expertenteam steht Ihnen hierbei unterstützend zur Seite, sodass der gesamte Einrichtungsprozess unkompliziert und effizient verläuft.

Die Nutzung einer eigenen Domain verbessert nicht nur den professionellen Auftritt Ihres Unternehmens, sondern optimiert auch die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Durch die direkte DNS-Verknüpfung profitieren Sie von erhöhter Sicherheit, besserer Performance und einer benutzerfreundlichen Zugriffsstruktur. Insgesamt trägt diese Flexibilität dazu bei, dass Ihre digitale Dokumentenverwaltung noch effektiver und passgenauer auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten wird.

Sie haben Fragen oder benötigen ein individuelles Angebot?

Unsere Cloud-Expertinnen und Experten beantworten gerne Ihre Fragen rund um Konzeption, Implementierung und den Betrieb Ihrer Anwendungen in der Cloud. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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hallo@cloudshift.de

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