Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, kaufmännische Dokumente (dazu zählen auch viele geschäftliche E-Mails) revisionssicher über 10 Jahre zu archivieren (siehe §§ 238, 257 HGB und § 147 AO). Ferner gewährleistet ein zentrales E-Mail Archiv die strukturierte Ablage und Sicherung, schnelles Auffinden von Informationen und schützt effektiv vor Datenverlust.
Im Gegensatz zum Backup, dass sich für die kurz- und mittelfristige Speicherung von Daten und für die Wiederherstellung nach einem Datenverlust eignet, geht es bei der Archivierung um langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. So werden im Archiv z.B. auch Daten von Mitarbeitern archiviert, die das Unternehmen bereits verlassen haben und deren Postfächer nicht mehr existieren.
Die rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben entsprechend DSGVO, HGB, Basel II, GDPdU, KonTraG und weiteren. Die Bereitstellung erfolgt unkompliziert und ohne Installationen auf Ihrer Seite. Durch die nahtlose Integration in Outlook sowie Zugriff via Browser oder Smartphone App können Anwender das Archiv durchsuchen und gelöschte Elemente wiederherstellen, ohne Änderungen im Archiv vornehmen zu können. Für Prüfungen steht Ihnen eine Revisor-Funktion zur Verfügung, mit der Sie im 4-Augen-Prinzip temporären Zugriff auf ausgewählte Bereiche aktivieren können.
Leistungsumfang der E-Mail Archivierung
- Archivierung und Versionierung aller E-Mails
- Indizierung, Volltext-Suche und Wiederherstellung gelöschter E-Mails
- Revisor-Zugang nach 4-Augen-Prinzip
- Zugriff via Outlook, Browser oder iOS- und Android-App
- Unlimitierter Speicherplatz
- Sicherung in räumlich getrenntem Rechenzentrum
